采购人员如何建立供应商的有效档案管理？
采购人员要做好对供应商的管理，必须做好对档案的管理。档案包括供应商的基本资料，如公司名称、地址、电话、负责人、资金、营业执照等，建立基本资料卡，并由电脑来存档并管理，以便随时查阅（电子表格或者供应商管理系统）。当与供应商签订供货合作之后，采购人员就要建立供应商档案；应为每个供应商单独设—个编码以方便后期的管理。在供应商日常供货的过程中，要对其供货情况进行详细记录，如供货的品质、供货的及时性等；每次对供应商进行评价之后都要将供应商的成绩记录在之前建立的档案中，以备随时査验；而且还要定期对供应商档案进行整理使其保持良好的秩序；如果有不再合作的供应商，要将其档案从正常供应商档案中单独分离出来，分区放置。
1、评估供应商在行业中的地位，进行供应商等级分类，更好的评估采购产品的风险系数。
2、通过对供货产品的每年度或每季度采购金额比较，进行产品分类，从而分析产品的风险系数 通过以上两点可以更好的进行供应商管理。
1、供应商的基本资料：营业执照、税务登记证等必备资料。
2、价格资料，每年采购物品的执行价格 。
3、项目合同、协议条款等 。
4、质量问题的处理资料。
5、每年的供应商评估或评分机制。
6、各类行业必备的认证。
7、样本之类文件。
8、材质证明等资料
以上可根据每个供应商的特点作好各自的档案和文件归档管理，且务必对每个供应商作好不同的供应商管理编号，单独将所有供应商的价格归在一起并存档管理，但必须是同一个年度的归在同一个文件夹里方便年度汇总和查阅。
三、还需要编制一份供应商通讯录
可做一份电子表格就行了，不一定要用专用的供应商管理软件，只要能够管理好供应商就可以。可以大致分为以下几类：编号、 供应商代码、 供应商名称、 物料名称、 负责人、 办公室电话、手机号码、传真 邮箱、公司地址等。
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供应商管理制度
供应商管理制度
1、目的
为规范供应商管理，建立安全稳定的供应商队伍，防止外购原料、零件、设备的原因发生安全事故，保护员工生命和财产安全，特制定本制度。
2、适用范围
本办法适用于向公司长期供应原辅料、零件、部件及提供配套服务的厂商。
3、职责
供应科负责本公司对外采购，负责供应商资质鉴定、信用等级评价、产品质量等。
4、控制程序
4.1管理原则和体制
4.1.1供应部对供应商实行管理，生产技术部予以协助。
4.1.2供应部对供应商评定信用等级，建立供应商目录，根据等级实施不同的管理。
4.1.3供应部要定期或不定期地对供应商进行评价，不合格的解除长期供应合作协议。
4.1.4对选定的供应商，供应部可与之签订采购协议，在协议中具体规定双方的权利与义务、双方互惠条件。
4.2供应商的评定内容
4.2.1资质鉴定，供应商应提供相关资质证明，具备合法性。
4.2.2价格评定。
4.2.3基本情况。包括：（1）企业知名度；（2）地理位置；（3）供货能力。
4.2.4生产制造。包括：（1）生产能力；（2）生产技术及设备；（3）生产员工素质；（4）生产制造过程控制；（5）技术资料完整性；（6）样品提供及时性。
4.2.5质量管理。包括：（1）质量管理体系；（2）质量过程控制；（3）产品质量总体合格率；（4）质量改进；（5）产品质量认证。
4.2.6物流及交货。包括：（1）交期；（2）运输方式；（3）紧急订单处理；（4）预警系统。
4.2.7环保安全。
4.3供应商评定步骤
4.3.1供应部进行市场调查，拟出具备资质和能力的单位。
4.3.2由供应部组织相关人员组成评选小组，对拟订的供应单位进行评定，保存评定报告。
4.3.3依据评定报告，供应部确定供应商排名顺序，建立供应商资料。
4.4供应部每年组织对供应商进行重新评估，不合格的进行淘汰。
4.5供应部可对供应商信用情况划分信用等级，对最高信用等级的供应商，可进行优先选择和优惠待遇。
4.6管理措施
4.6.1对重要供应商应定期进行考查，掌握供应商生产、管理情况。
4.6.2对购入物品应进行检查和分析，随时掌握商品质量。
4.6.3应积极开发新的供应商，减少对个别供应商大户的过分依赖，分散采购风险。
5、相关记录
《供应商评价记录》
《合格供应商名录》
《合格供应商档案》
1-11安全生产管理制度及操作规程评审、修订制度
1、目的
为了加强对安全生产制度的管理，及时评审和修订安全生产制度，确保安全生产制度的适宜性和有效性，制定本制度。
2、适用范围
本规定适用于公司范围内的安全生产规章、制度、标准评审和修订。
3、职责
（1）安全环保部负责组织有关部门制定、评审、修订公司级的安全生产规章制度和操作规程。
（2）各专业部门负责制定、评审、修订本部门的安全生产制度和操作规程，形成初稿。
（3）安委会办公室负责组织有关人员对制定或修订的安全生产制度和操作规程初稿进行会签，形成会签意见。
（4）总经理负责安全生产制度和操作规程的发布实施。
4、控制程序
4.1制定
（1）安全环保部组织制订公司级的安全生产制度，形成初稿报安委会办公室，安委会办公室组织相关人员进行会签，形成会签意见，安全环保部根据会签提出的修改意见，对初稿进行修改，形成审批稿。
（2）各专业部门负责制定本部门的安全生产制度和操作规程，形成初稿报安委会办公室，安委会办公室组织相关人员进行会签，形成会签意见，部门根据会签提出的修改意见，对初稿进行修改，形成审批稿。
（3）审批稿经总经理审批后，发布实施。
4.2评审
1）评审的频次：正常情况下，每三年组织评审一次；当出现以下情况时，可随时组织评审。
（1）安全生产的法律、法规发生变化；
（2）生产装置和工艺技术发生重大变化；
（3）安全生产相关的组织机构发生重大变化；
（4）管理机构的管理职责发生重大变化时；
2）评审组织：安全生产制度评审，本着制订部门组织相评审的原则。
3）评审内容
（1）与法律、法规符合性；
（2）与企业发展总体水平的相适应性；
（3）与工艺流程和装置变化的相适应性；
（4）安全管理制度之间的相容性和匹配性；
4）评审输出
（1）评审结果作为安全生产制度修订的主要依据之一。
（2）评审结果要形成书面材料，反馈给参加评审的人员和审批人。
4.3修订
1）修订频次：正常情况下，每三年组织修订一次。当出现以下情况，可随时组织修订。
（1）安全生产法律、法规发生变化，现行安全规章制度与之出现冲突，或不能充分满足法律、法规要求；
（2）生产装置和工艺技术发生重大变化；
（3）新装置、新产品投产，现行管理制度不能覆盖其安全管理；
（4）组织机构发生重大变化，需重新分配安全生产职责；
（5）各级人员素质发生较大变化，规章制度的要求已经充分转变员工的自觉行动；
（6）当上级安全监督部门提出相关整改意见时；
（7）当安全检查、风险评价过程中发现涉及到规章制度层面的问题时；
（8）当分析重大事故和重复事故原因，发现制度性因素时。
2）修订组织：安全生产制度修订，本着制订部门组织修订的原则，当制订部门发生职能变化时，由该职能的后续承接部门组织。必要时，需了解该制度的制订的原始背景。
3）修订依据：
（1）国家行业的安全生产法律、法规、条例。
（2）安全生产制度评审结果。
（3）制度执行过程中，员工提出其它合理建议。
4）修订后的安全生产规章制度，要履行会签手续，最后由总经理审批后，修订版发布实施。
4.4终止执行
因特殊原因，终止执行的安全生产制度，按原审批程序申请批准终止执行。
5、相关记录
《安全生产制度汇编》
《文件发放表》
《安全生产制度评审修订记录》
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建立 供应商档案 的具体任务是?确保企业所需材料有合格稳定的供应来源。确保企业所需材料有合格稳定的供应来源。
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